ZUS nie będzie karał za niezłożeni informacji ZUS IWA

utworzone przez audyt-bhp.pl | cze 24, 2017 | Poradnik

ZUS nie ukarze już płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe podniesieniem o 150% stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, jeżeli ten zreflektuje się, dopełni ciążącego na nim obowiązku i złoży informację ZUS IWA lub korektę danych do niej w terminie 14 dni od otrzymania wezwania z ZUS.

Taka zmiana ma zlikwidować rozbieżności interpretacyjne między ZUS a sądami.

Dotychczas obowiązujące przepisy dawały ZUS-owi prawo ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej składki, jeżeli płatnik składek:

• nie przekaże danych lub
• przekaże nieprawdziwe dane na dokumencie ZUA IWA, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Dotychczas w takiej samej sytuacji znajdowali się płatnicy składek samodzielnie ustalających stopę procentową składki, niezobowiązani do składania ZUS IWA za dany rok, którzy nieprawidłowo ustalili liczbę ubezpieczonych lub grupę działalności.

Różnorodne interpretacje ZUS i sądów

Dotychczas ZUS dokonywał podwyższenia stopy procentowej składki we wszystkich przypadkach, w których jej wysokość została ustalona w wysokości niższej niż obowiązująca albo gdy płatnik zobowiązany do samodzielnego ustalania jej wysokości wykazywał ją w zaniżonej wysokości w składanej przez siebie deklaracji rozliczeniowej. Taka była interpretacja ZUS. Natomiast inaczej do tych przepisów odnosiły się sądy, które jednak w swoich wyrokach nie były spójne.

„Zastosowanie przez ZUS sankcji jest możliwe wyłącznie pod warunkiem ustalenia, iż nastąpiło przekazanie nieprawdziwych danych, a płatnik nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte wykonanie obowiązków, a więc nie ponosi winy za nieprzekazanie lub przekazanie nieprawdziwych danych, gdy nastąpi to z przyczyn niezależnych od płatnika.

Natomiast zachowanie należytej staranności miałoby wyłączać możliwość zastosowania sankcji w postaci podwyższenia stopy procentowej” (wyrok SN z 6 sierpnia 2013 r., sygn. akt II UK 431/12, wyrok SN z 14 lutego 2013 r., sygn. akt III UK 53/12, wyrok SN z 6 września 2012 r., sygn. akt II UK 39/12, wyrok SN z 21 lutego 2012 r., sygn. akt I UK 207/11, wyrok SN z 16 czerwca 2011 r., sygn. akt I UK 15/11; postanowienie SN z 4 lutego 2011 r., sygn. akt II UZP 1/11).

Jednak ZUS nie zgadzał się z taką interpretacją przepisów i nie badał przyczyn przekazania przez płatnika nieprawidłowych danych. W ocenie ZUS obowiązek badania zawinienia płatnika nie wynika z przepisów ustawy.

WAŻNE

Ustawodawca postanowił w końcu rozwiać wątpliwości co do interpretacji przepisów i nieco Złagodzić przepisy.

Dotychczasowy stan prawny powodował, że:

• nawet jeżeli płatnik składek źle wyliczył wysokości stopy choćby w jednym miesiącu w roku i zaniżył ją, to ZUS wydawał decyzje o ustaleniu składki w wysokości 150% stopy procentowej składki na cały rok składkowy,
• ustalenia stopy w podwyższonej wysokości ZUS dokonuje, nawet jeśli płatnik niezwłocznie po wezwaniu skoryguje dokumenty rozliczeniowe, zasadniczy jest tu bowiem sam fakt wystąpienia zaniżenia.

Nowelizacja przepisów uwzględnia, że płatnik to tylko człowiek i może się pomylić lub coś przeoczyć – każdy zasługuje na drugą szansę. Po nowelizacji przepisów ustawą z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. z 2016 r. poz. 2255) następuje zmiana art. 34 ust.1, 2 i 3 i dodanie art. 34a w ustawie z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.).

W myśl nowych przepisów ZUS, w drodze decyzji, ustali stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych, jeżeli płatnik składek nie przekaże:

• informacji do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe na druku ZUS-IWA albo .
• korekty tej informacji

w terminie 14 dni od otrzymania wezwania Zakładu.

Ponadto dotyczy to sytuacji, jeżeli stopa procentowa ustalona na podstawie nieprawidłowych danych przekazanych przez płatnika składek lub wykazywana przez płatnika składek w dokumentach rozliczeniowych była zaniżona w stosunku do ustalonej na podstawie prawidłowych danych.

WAŻNE

Jeżeli stopa procentowa ustalona na podstawie nieprawidłowych danych przekazanych przez płatnika składek była zawyżona w stosunku do ustalonej na podstawie prawidłowych danych, ZUS również nie będzie miał podstawy do obciążenia płatnika podwyższoną stopą procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jednak w tym przypadku – zawyżenia wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe – płatnik musi złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące.

Również w przypadku płatnika składek samodzielnie ustalającego stopę procentową składki ZUS ustali, w drodze decyzji, stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej, jeżeli:

• w danym roku składkowym wykazywał on w dokumentach rozliczeniowych zaniżoną stopę procentową i
• nie złożył dokumentów rozliczeniowych korygujących w terminie 14 dni od otrzymania wezwania Zakładu.

Celem zmian jest wprowadzenie przepisu nierodzącego tak znacznych rozbieżności interpretacyjnych oraz podwyższania stopy w tych przypadkach, gdy płatnik mimo wezwania uchyla się od złożenia informacji ZUS IWA lub korygujących dokumentów rozliczeniowych.

Miejmy nadzieję, że wprowadzane od l kwietnia 2017 r. zmiany w przepisach, dające szansę płatnikowi na dopełnienie np. przeoczonego obowiązku czy dokonanie korekty, spowodują zmniejszenie liczby decyzji ZUS o podwyższeniu stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Kinga Grodzicka-Lisek / prawnik specjalizujący w prawie pracy i bhp

Źródło: „BHP w firmie”  – Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o o.

Obowiązki bhp pracodawcy są niezależne od jego warunków finansowych

utworzone przez audyt-bhp.pl | cze 24, 2017 | Poradnik

Zapewnienie odpowiednich warunków zawiązanych z bezpieczeństwem i higieną pracy jest bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy i ciąży na nim niezależnie od jego kondycji finansowej – orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w wyroku z 4 czerwca 2008 r., sygn. akt II SA/Ol 239/08. Natomiast praca w kontakcie z czynnikiem biologicznym wymaga zapewnienia pracownikom pomieszczeń higienicznosanitarnych w miejscu jej wykonywania.

Stan faktyczny

W sprawie rozpoznawanej przez Wojewódzki Sąd Administracyjny podniesiono aspekt odpowiedzialności pracodawcy w sferze bhp oraz aspekt finansowy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ten drugi nie może być brany pod uwagę, gdyż zapewnienie odpowiednich warunków zawiązanych z bezpieczeństwem i higieną pracy jest bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy i ciąży na nim niezależnie od jego kondycji finansowej. Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny decyzją nakazał właścicielowi Fermy Drobiu w L. wykonanie czynności polegających na m.in.: przedłożeniu do wglądu kart charakterystyki stosowanych niebezpiecznych substancji i preparatów chemicznych, dokonaniu oceny i udokumentowaniu ryzyka zawodowego występującego przy pracach wykonywanych w zakładzie, przedłożeniu do wglądu aktualnych orzeczeń lekarskich pracowników o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na zajmowanych stanowiskach pracy. W uzasadnieniu podano, iż w trakcie kontroli przeprowadzonej na fermie stwierdzono naruszenie wielu przepisów prawa. Podano, iż zgodnie z art. 207 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Artykuł 304 Kodeksu zobowiązuje zaś pracodawcę do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Odwołania pracodawcy

1. do Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego

Od decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego do Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego odwołał się właściciel Fermy Drobiu w L., kwestionując decyzję w części nakładającej obowiązek zapewnienia i wyposażenia jadalni i umywalni dla pracowników. Wyjaśnił, iż z pomieszczeń tych korzysta jeden pracownik. Podał, iż z powodów technicznych niemożliwa jest instalacja umywalki i wydzielenie pomieszczenia jadalni. Wskazał, iż kabina prysznicowa znajduje się w pomieszczeniu mieszkalnym innego budynku na farmie, z której będzie korzystał pracownik.

2. do Wojewódzkiego Sądu

Na decyzję Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego właściciel Fermy Drobiu w L., wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, wnosząc o stwierdzenie nieważności zaskarżonej decyzji w punkcie utrzymującej decyzję organu nakazującą mu urządzenie dla jednego pracownika jadalni i umywalki z kabiną natryskową. Podał, iż do pomocy w gospodarstwie zatrudnia pracownika zamieszkującego na fermie oraz obecnie jednego spoza gospodarstwa. W obrębie budynków gospodarskich znajduje się szatnia i kabina WC z umywalką.

Ponadto pracownik może korzystać z łazienki w budynku mieszkalnym zlokalizowanym na fermie, a zajmowanym przez drugiego pracownika. Wyjaśnił, iż praca na fermie polega na wykonywaniu różnych czynności, nie zawsze w pomieszczeniach z ptakami, gdyż zależy to od rozpoczęcia cyklu hodowlanego i wielkości ptaków – od pisklęcia do dorosłości. Wskazał, iż w jego ocenie nie jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a jedynie zatrudnia pomoc w czynnościach gospodarczych. W związku z tym kwestionuje przedmiotową decyzję, gdyż wypełnienie nałożonych w niej obowiązków jest bardzo kosztowne, a wręcz niemożliwe, chyba że zrezygnuje z formy stosunku pracy i zastąpi go umowami cywilnoprawnymi.

Stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego

Według stanowiska Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego skarżący przede wszystkim błędnie kwestionował fakt, iż nie jest zakładem pracy, a w związku z tym nie ciążą na nim obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy określone w Kodeksie pracy.

WAŻNE

Sąd wskazał, iż od dnia wejścia w życie ustawy z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy i zmianie niektórych ustaw [Dz.U. nr 24 poz. 110], tj. od 2 czerwca 1996 r., pojęcie „zakład pracy” w rozumieniu jednostki zatrudniającej pracowników zostało zastąpione pojęciem “pracodawca”.

Ponadto według sądu zgodnie zaś z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeśli zatrudniają one pracowników.

W obecnym stanie prawnym pojęcie zakładu pracy w Kodeksie pracy funkcjonuje jako zespół budynków, maszyn i urządzeń technicznych służących do wykonywania pracy, natomiast jednostką zatrudniającą pracowników, którą obciążają obowiązki określone w Kodeksie pracy, jest pracodawca.

Pracodawcą zaś jest także osoba fizyczna, o ile zatrudnia pracowników, niezależnie od liczby tych ostatnich. Przy czym wskazać należy, iż w odniesieniu do bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązek zapewnienia takich warunków pracy został określony bardzo szeroko. Obciąża on bowiem także pracodawcę zatrudniającego osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 304 § l Kodeksu pracy), a nawet przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy, a także prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą.

Zatem nawet gdyby skarżący nie spełniał kryteriów pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy lub zatrudniał pracowników na podstawie umowy cywilnoprawnej, to i tak obciążają go obowiązki w zakresie zapewnienia bezpiecznej i higienicznej pracy, skoro organizuje pracę wykonywaną przez osoby fizyczne.

Wojewódzki Sąd Administracyjny ponadto wskazał, że nakazy określone w zaskarżonej decyzji znajdują oparcie w stosownych przepisach prawa. Przepisy te zostały przytoczone w decyzji organu pierwszej instancji. Zarzuty skarżącego dotyczą nałożonego na niego obowiązku zapewnienia i właściwego wyposażenia pomieszczenia i urządzenia higieniczno-sanitarnego dla pracowników w postaci jadalni i umywalni. Obowiązek ten wynika z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Wymogi związane z koniecznością właściwego urządzenia wskazanych pomieszczeń wynikają przede wszystkim z faktu, iż zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz. U. nr 81, poz. 716 ze zm.) zarówno praca w rolnictwie, jak i praca, podczas której dochodzi do kontaktu ze zwierzętami lub produktami pochodzenia zwierzęcego, a taką niewątpliwie jest praca na fermie drobiu – należą do prac narażających pracowników ma działanie czynników biologicznych.

WAŻNE

W związku z tym, w myśl § 11 rozporządzenia w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi bezpiecznych warunków spożywania posiłków i napojów w wydzielonych pomieszczeniach oraz zapewnienia właściwych pomieszczeń i urządzeń higienicznosanitarnych.

Warunki, jakie powinny spełniać pomieszczenia higienicznosanitarne, określone są w powołanym rozporządzeniu w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w załączniku m 3 do tego rozporządzenia. Nakazy zawarte w zaskarżonej decyzji odpowiadają wymogom określonym w tych przepisach. Skarżącemu należy wyjaśnić, iż zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pomieszczenia higienicznosanitarne powinny znajdować się w budynku, w którym odbywa się praca, albo w budynku połączonym z nim obudowanym przejściem.

Zatem możliwość korzystania przez pracownika z łazienki w budynku mieszkalnym nie stanowi spełnienia wymogów określonych w powołanym przepisie w odniesieniu do urządzeń sanitarnohigienicznych. Sąd również wskazał, że skoro określone warunki zostały przewidziane w przepisach prawa, to organ inspekcji sanitarnej nie może ich dowolnie zmieniać i przystosowywać do żądań pracodawcy.

WAŻNE

Sąd stwierdził, że podnoszony ponadto przez skarżącego aspekt finansowy w ogóle nie może być brany pod uwagę, gdyż zapewnienie odpowiednich warunków zawiązanych z bezpieczeństwem i higieną pracy jest bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy i ciąży na nim niezależnie od jego kondycji finansowej.

Wskazówki z orzeczenia sądu:

Pracodawca powinien tak zorganizować zakład pracy, aby możliwe było spełnienie wszystkich wymogów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi bezpiecznych warunków spożywania posiłków i napojów w wydzielonych pomieszczeniach oraz zapewnienia właściwych pomieszczeń i urządzeń higienicznosanitarnych.

Zgodnie z Kodeksem pracy zakład pracy funkcjonuje jako zespół budynków, maszyn i urządzeń technicznych służących do wykonywania pracy, natomiast jednostką zatrudniającą pracowników, którą obciążają obowiązki określone w Kodeksie pracy, jest pracodawca.

Organizując prace, przez osoby fizyczne i nie spełniając kryteriów pracodawcy organizującego pracę, obciążają pracodawcę obowiązki w zakresie zapewnienia bezpiecznej i higienicznej pracy.

Pomieszczenia higienicznosanitarne powinny znajdować się w budynku, w którym odbywa się praca, albo w budynku połączonym z nim obudowanym przejściem.

Anna Słowińska / Prawnik

Źródło: „BHP w firmie”  – Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o o.

Mobbing, a BHP

utworzone przez audyt-bhp.pl | kwi 12, 2017 | Poradnik

PIP W przypadku mobbingu rozpatruje także skargi anonimowe

„Dopuszczamy sytuację, w której okręgowy inspektor pracy może podjąć decyzję o rozpatrzeniu anonimowej skargi. Może się tak stać, przykładowo, gdy z treści skargi wynika, że w sposób rażący naruszane są przepisy prawa pracy i występuje bezpośrednie zagrożenie zdrowia bądź życia pracowników” – mówi Zbigniew Ryfka, zastępca Głównego Inspektora Pracy.

Dużym problemem w firmach i urzędach, głównie w miastach, gdzie trudno jest znaleźć zatrudnienie, jest mobbing. Szefowie, chcąc pozbyć się “niewygodnych” pracowników, poprzez zachowania mobbingowe, w stylu ośmieszania pracownika czy jego wykluczania ze spotkań zespołu. W sytuacji gdy mobbing trwa długo, pracownik może łatwo popełnić błąd, który skutkuje np. zwolnieniem pracownika. Jakie możliwości daje inspekcja pracy, by pracownik mógł skuteczniej bronić się przed mobbingiem?

– To bardzo trudny problem. Wyraźnie w tym miejscu należy podkreślić, że inspekcja pracy nie orzeka o istnieniu mobbingu w zakładzie pracy w odniesieniu do konkretnych pracowników. To może zrobić tylko sąd. Inspektor pracy może jedynie określić prawdopodobieństwo wystąpienia działań noszących znamiona mobbingu. Może to zrobić np. na podstawie anonimowej ankiety przeprowadzonej wśród pracowników. Wyniki ankiety mogą być powodem do rozmowy z pracodawcą na temat sytuacji niepokojących w zakładzie pracy i wprowadzenia procedur antymobbingowych, jeśli ich nie ma.

Państwowa Inspekcja Pracy świadczy porady prawne w zakresie mobbingu i możliwości radzenia sobie z nim. W kilku inspektoratach pracy są zatrudnieni psychologowie, którzy zajmują się tematyką mobbingu, służą pomocą i radą w aspekcie przeciwdziałania temu zjawisku.

To pracownik musi udowodnić, że jest poddawany mobbingowi

Konkretny przykład mobbingu z jednej z instytucji publicznych, z tzw. Ściany Wschodniej: kierownik przekazuje współpracownikom plotki na temat jednej z pracujących w dziale osób, w niewybredny sposób obraża osobę przy innych. Gdy ta skarży się na długie i uporczywe negatywne działanie przełożonego do wyższego przełożonego, ten decyduje o przeprowadzeniu konfrontacji. Po konfrontacji przez kilkanaście tygodni jest spokój, po czym przełożony podwójnie nęka pracownika, mówiąc mu, by ten się zwolnił. Pracownik wie, że nie znajdzie innej pracy, więc stara się – pomimo obiektywnych trudności – wypełniać swoje obowiązki. Wyższy przełożony, gdy pracownik próbuje poprosić o przeniesienie do innego działu, informuje: “nie będę pana zatrzymywał. ..”.Co może Pan poradzić temu pracownikowi?

– Podkreślam jeszcze raz, że jedynym organem władnym wyrokować o mobbingu jest sąd i do niego powinien odwołać się pracownik, jeśli uważa, że jest ofiarą takich praktyk. Wcześniej może uzyskać w inspekcji pracy poradę, czy spełnione są kryteria prawne pozwalające uznać go za ofiarę mobbingu. W szczególności, czy zachowania lub działania uważane za mobbing są uporczywe i długotrwałe i – czy budzą jednoznaczny sprzeciw pracownika. Należy zebrać jak najwięcej dowodów potwierdzających istnienie zachowań

mobbingujących. Pamiętajmy, że to pracownik musi udowodnić, że jest poddawany mobbingowi. Generalnie, skargi składane do inspekcji pracy, aby były rozpatrywane powinny być podpisane, jednak są wyjątki.

Dlaczego skargi, składane do inspekcji pracy muszą być podpisane?

Pod koniec ubiegłego roku kilkoro pracowników firmy złożyło skargę do inspekcji pracy z konkretnymi zarzutami wobec swojego kierownika, jednak ze względu na anonimowość pisma skarga nie została rozpatrzona. Osoba, którą posądzono o przygotowanie i wysłanie pisma, została zwolniona, oczywiście powodem zwolnienia nie było napisanie pisma, ale naprędce opisane inne okoliczności … Mobbing odbywa się nadal, ale już “za przyzwoleniem” wyższego kierownictwa, jest kolejna “ofiara”. Czy jest szansa na to, by skargi, także anonimowe, mogły być rozpatrywane, a inspektorzy kontrolowali każdy przypadek, w którym jest podejrzenie mobbingu?

– Generalnie, skargi składane do inspekcji pracy powinny być podpisane, bo taki jest wymóg rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, które reguluje pragmatykę rozpatrywania skarg przez organy państwowe. Odpowiedni przepis tego rozporządzenia mówi jasno, że skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania. Podobny zapis jest w naszych wewnętrznych przepisach w sprawie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg. Niemniej, zgodnie z tymi uregulowaniami dopuszczamy sytuację, w której okręgowy inspektor pracy może podjąć decyzję o rozpatrzeniu anonimowej skargi. Może się tak stać, przykładowo, gdy z treści skargi wynika, że w sposób rażący naruszane są przepisy prawa pracy i występuje bezpośrednie zagrożenie zdrowia bądź życia pracowników albo – gdy istnieje znaczne prawdopodobieństwo, że opisane naruszenia przepisów prawa mają miejsce. I stosujemy tę możliwość w praktyce, bo ok. 15% rozpatrywanych przez inspektorów skarg to skargi anonimowe. W tym miejscu z całą mocą chcę podkreślić, że inspektor pracy jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy faktu, iż kontrola jest następstwem skargi, chyba że składający skargę wyrazi pisemną zgodę na jej ujawnienie.

Magdalena Pokrzycka-Walczak

Rzecznik Praw Obywatelskich przeciw zjawiskom mobbingu i dyskryminacji, a także w trosce o bhp

Rzecznik Praw Obywatelskich podejmuje ostatnio wiele działań dotyczących warunków pracy, m.in. w kwestii bhp przy obsłudze żurawi oraz zjawisk mobbingu i dyskryminacji np. w służbach mundurowych. O tych właśnie inicjatywach rzecznika z Lesławem Nawackim, dyrektorem Zespołu Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, rozmawiała dla Portalu BHP Magdalena Pokrzycka-Walczak. Pan Rzecznik zwrócił się niedawno z pismem do kierownictwa służb mundurowych dotyczącym podejmowania działań w celu zapobiegania zjawiskom mobbingu i dyskryminacji. Czy służby mundurowe przyjęły odpowiednie procedury zapobiegające mobbingowi i dyskryminacji? Z czego wynika zagrożenie tymi zjawiskami właśnie w służbach mundurowych?

– W chwili obecnej analizowane są odpowiedzi szefów poszczególnych służb mundurowych. Niektóre z nich wymagały uzupełnienia, dlatego w tej sprawie przygotowane zostanie wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich. Część ze służb mundurowych przyjęła już wewnętrzne procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne, część pracuje nad ich przyjęciem, ale są też przypadki, że na obecnym etapie nie będą one przyjmowane.

Funkcjonariusze służb mundurowych są w większym stopniu, aniżeli pracownicy cywilni narażeni na niewłaściwe traktowanie ze strony przełożonych.

W orzecznictwie Trybunału dokonano wyodrębnienia kategorii służb mundurowych, które traktuje się odmiennie w stosunku do innych grup zawodowych. Chodzi tu przede wszystkim o specyfikę stosunku służby i charakter ponoszonego ryzyka. Stosunek służbowy funkcjonariusza powstaje w drodze mianowania – na podstawie dobrowolnego zgłoszenia się do służby. Nie jest to mianowanie w rozumieniu Kodeksu pracy. Między stosunkami prawnymi powstałymi na skutek mianowania, na podstawie każdego z tych aktów prawnych, istnieją zasadnicze różnice. W stosunku służbowym funkcjonariusza występuje znaczne nasilenie elementów władczych, których brak w stosunku pracy. Funkcjonariusze podlegają zarządzeniom i rozkazom służbowym przełożonych, mogącym kształtować i zmieniać – bez ich zgody – treść istotnych elementów stosunku służbowego (np. stanowisko, uposażenie, miejsce i czas pracy, zakres podporządkowania czy dyspozycyjności). Te elementy w stosunku pracy mogą być modyfikowane tylko z uwzględnieniem woli stron, a więc zasady równości podmiotów, czyli pracownika i pracodawcy. Dlatego też funkcjonariusze, podobnie jak żołnierze, są w większym stopniu aniżeli pracownicy cywilni narażeni na niewłaściwe traktowanie ze strony przełożonych.

Nadal brak regulacji w zakresie bhp przy obsłudze żurawi

Pan rzecznik poruszył ostatnio także kwestię koniecznych uregulowań zagadnień bhp, związanych z obsługą żurawi. Chodzi o zapewnienie prawa do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy poprzez m.in. ustalenie maksymalnych norm czasu pracy, przyjęcie odpowiedniego sposobu dokumentowania przebiegu pracy oraz standardowego wyposażenia kabiny żurawia. Na jakim etapie znajdują się obecnie procedury związane z bhp obsługi żurawi?

Rzecznik skierował do ministra rozwoju ponowne wystąpienie o pilne uregulowanie kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze żurawi. Problematykę tę regulowały do niedawna przepisy rozporządzenia ministrów pracy i opieki społecznej oraz zdrowia z 20 marca 1954 r., w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze żurawi. Przepisy te zostały uchylone l marca 2013 r., jednak nie wprowadzono nowej regulacji prawnej. Z informacji uzyskanych od ministra infrastruktury i budownictwa wynika, że to minister rozwoju jest właściwy do wprowadzenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników zatrudnionych przy obsłudze żurawi.

To sąd pracy rozpatruje kwestie dyskryminacji i równego traktowania

– Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – jest to zagwarantowane w konstytucji. Co jednak mają zrobić pracownicy, gdy ich prawo jest łamane np. poprzez dyskryminację w wysokości płacy dwóch pracowników zajmujących te same stanowiska i mających te same zakresy obowiązków lub gdy kierownik, w formie maila, informuje jednego z nich o tym, że nie będzie inwestować w jego rozwój, bo zależy mu na podnoszeniu kwalifikacji przez tę drugą osobę? Jeżeli chodzi o mobbing – uregulowania są jasne, czy RPO także w zakresie tego typu niedozwolonych praktyk – mających miejsce głównie w instytucjach publicznych – może podjąć konkretne działania?

– Kodeks pracy jako podstawowy akt prawny regulujący prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców, w rozdziale Ha art. 183a_183e, definiuje pojęcie dyskryminacji i wskazuje przysługujące pracownikowi środki prawne z tytułu przekroczenia przez pracodawcę zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Przede wszystkim pracownik może wystąpić przeciwko pracodawcy na drogę sądową. Do rozpatrywania i rozstrzygania tego rodzaju spraw uprawniony jest, z mocy art. 262 § 1 kp jedynie sąd pracy. Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane corocznie w trybie określonym ustawą z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2008).

Istnieje powołana przez RPO bezpłatna infolinia do zgłaszania przypadków dyskryminacji

Czy pracownicy, pokrzywdzeni przez pracodawców, np. poprzez tolerowanie zachowań mobbingowych lub dyskryminacyjnych, którzy wyczerpali już możliwości, wynikające z wewnętrznych procedur, ale także nie uzyskali wsparcia w inspekcji pracy korzystają z pomocy RPO? Na jaką pomoc i w jakim zakresie mogą liczyć? Zasadniczo rzecznik informuje zwracających się do niego wnioskodawców o przysługujących im środkach prawnych lub też kieruje sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy – zgodnie z właściwością lub z prośbą o zbadanie sprawy. Dodatkowo została uruchomiona bezpłatna Infolinia Rzecznika Praw Obywatelskich, z której mogą skorzystać osoby chcące porozmawiać na temat tego, czym jest nierówne traktowanie, lub zgłosić przypadki dyskryminacji.

Magdalena Pokrzycka-Walczak

BHP to także przeciwdziałanie mobbingowi

Zadowolony pracownik wypełnia obowiązki efektywnie. Ale zadowolenie przekłada się także na dobry stan zdrowia, tak fizycznego, jak i psychicznego. Nie jest to bez znaczenia dla pracodawcy, który nie musi martwić się o zastępstwo dla chorego pracownika np. z powodu przewlekłego stresu czy wypalenia zawodowego. Dlatego warto dbać o komfort i warunki pracy. Każda firma powinna posiadać tzw. politykę antymobbingową. Dokument, w formie wewnętrznego zarządzenia lub regulaminu, ma na celu opisanie procedur postępowania w przypadku podejrzenia o wystąpienie zjawisk mających cechy mobbingu. Polityka antymobbingowa chroni pracodawcę, jednocześnie dając pracownikom możliwość podjęcia konkretnych działań w przypadku podejrzenia o stosowanie mobbingu w danym zespole. Ponadto w przypadku ewentualnego zgłoszenia przez pracownika zaistnienia sytuacji mobbingowej do inspekcji pracy lub sądu pracy, pracodawca może się bronić, informując, że pracownik nie wykorzystał dostępnej procedury wewnętrznej, której celem jest przeciwdziałanie zjawiskom mających znamiona sytuacji niedozwolonej prawem.

Procedura antymobbingowa

Regulamin wewnętrzny, będący opisem procedury antydyskryminacyjnej lub antymobbingowej, powinien zawierać wzór zgłoszenia do wypełnienia przez pracownika. Co istotne – w zgłoszeniu trzeba obowiązkowo podać imię i nazwisko osoby zgłaszającej, która doświadczyła lub była świadkiem działań o charakterze dyskryminacji, mob bingu lub molestowania. Niezbędne są także dane osoby, które – zdaniem zgłaszającego – są sprawcami działań niedozwolonych.

Ważny jest opis – w zgłoszeniu – niepożądanych zachowań oraz czas i miejsce wystąpienia zdarzeń, których dotyczy dokument. Ale także przedstawienie, w miarę możliwości, dowodów potwierdzających, że przedstawione działania miały miejsce lub że są świadkowie takich zdarzeń. Konieczne jest również wskazanie relacji służbowej między osobą składającą zgłoszenie a osobą dopuszczającą się zakazanych zachowań.

WAŻNE

Do zachowań noszących znamiona dyskryminacji, mobbingu lub molestowania należą m.in.: znęcanie psychiczne [poprzez sugerowanie choroby psychicznej], działania naruszające nietykalność cielesną, molestowanie, ciągła i nieracjonalna krytyka, izolowanie od reszty zespołu, krzyki i agresja, nieustanne kwestionowanie każdej decyzji, nieakceptowane komentarze personalne, nieuzasadnione polecenia pracy w nadgodzinach, ośmieszanie i rozsiewanie plotek.

Chociaż skargi anonimowe nie mogą, zgodnie z przepisami prawa, być rozpatrywane, mogą być jednak podstawą dla pracodawcy do zwrócenia uwagi na kontakty interpersonalne w zespole pracowniczym. Czasem warto zorganizować spotkanie nieformalne, np. przy okazji świąt lub imienin, i zapytać pracowników, nieoficjalnie, podczas prywatnych rozmów o to, czy wszystko jest w porządku. Warto zapewnić podwładnych, że szef zawsze znajdzie czas na spotkanie, jeżeli tego wymaga problem pracownika. Nierzadko zdarza się, że problemy prywatne mają wpływ na życie zawodowe i współpracę z innymi członkami zespołu. To od empatii szefa zależy szybkie wychwycenie problemu, rozmowa z pracownikiem i wsparcie, jeżeli faktycznie jest ono niezbędne, np. poprzez czasowe zmniejszenie liczby obowiązków lub zgodę na urlop poza przyjętym wcześniej planem urlopowym.

Zgłoszenie skargi

Najlepiej, gdy skarga, nawet anonimowa, trafi bezpośrednio do przełożonego. Najgorszym scenariuszem jest, gdy pracownik zgłosi się do inspekcji pracy lub sądu pracy. O złej sytuacji wewnątrz firmy dowiedzą się wówczas nie tylko zewnętrzne instytucje – a może być to powód do zlecenia kontroli w firmie – ale także wszyscy pracownicy, co nie wpłynie dobrze na relacje między pozostałymi osobami. Atmosfera podejrzliwości i wzajemnej nieufności na pewno będzie oddziaływać na efektywność pracy. I może skutkować np. absencją wśród kadry pracowniczej.

WAŻNE

Do skutków doświadczonych zachowań o charakterze dyskryminacji, mobbingu lub molestowania należą m.in.: apatia, zniechęcenie, brak motywacji do pracy, lęki, zŁe samopoczucie, terapia psychologiczna, leczenie nerwicy, częste korzystanie z krótkich urlopów wypoczynkowych, by uniknąć kontaktu ze sprawcą niedozwolonych zachowań, myśli samobójcze, choroba nerwowa i inne choroby psychosomatyczne.

Działania poza procedurą

Jeżeli przełożony dowie się o niedozwolonych zachowaniach pracowników wobec siebie – poza przyjętą procedurą zgłoszenia formalnej skargi – może zaprosić obie strony na spotkanie w konwencji konfrontacji. Wcześniej jednak powinien poznać zarzuty obu pracowników względem siebie, w rozmowach w cztery oczy. Konfrontacja, choć nie należy do przyjemnych spotkań, czasem okazuje się jedyną możliwością rozwiązania problemu w relacjach. Jeżeli nie przyniesie pożądanego efektu – czyli poprawy wzajemnych relacji między zwaśnionymi pracownikami – jedyną możliwością jest przeniesienie skarżącego się pracownika do innego działu. Takie działanie jest konieczne, by nie nastąpiła eskalacja konfliktu – jeżeli to tego dojdzie, efekty braku podjętych w porę decyzji nietrudno przewidzieć. Od długotrwałego zwolnienia lekarskiego osoby pokrzywdzonej do podejmowanych kroków prawnych. Jeżeli w proces wzajemnych oskarżeń włączą się media – opisując sytuację nierzadko wyolbrzymiając lub zmieniając fakty, teoretycznie na korzyść pracownika, ale faktycznie często mijając się z prawdą – straci na tym wizerunek firmy. A o tym, jak trudno go odbudować, nie trzeba już chyba nikogo przekonywać.

Źródło: „BHP w firmie”  – Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o o.

Sprawdź, jakie dokumenty powinien przygotować behapowiec w szkole

utworzone przez audyt-bhp.pl | mar 7, 2017 | Poradnik

Warto sporządzić zakładową dokumentację dotyczącą bhp, korzystając z przykładowej listy przedstawionej poniżej.

Rejestr wypadków przy pracy

Ustawodawca nie określił jednolitego wzoru rejestru, ale ustalił, jakie wpisy powinien zawierać:

• imię i nazwisko poszkodowanego;
• miejsce i datę wypadku;
• informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego;
• datę sporządzenia protokołu powypadkowego;
• stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy;
• datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy;
• liczbę dni niezdolności do pracy;
• inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby

Przepisy nie określają treści rejestru, w praktyce przyjmuje się, że powinny się w nim znaleźć m.in. następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika, u którego stwierdzono chorobę zawodową,
• stanowisko, na którym zatrudniony był pracownik, i rodzaj wykonywanej przez niego pracy,
• czynnik, który spowodował chorobę,
• data zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej oraz adnotacja, kto dokonał zgłoszenia,
• informacja o orzeczeniu lekarskim o rozpoznaniu choroby zawodowej lub o braku podstaw do jej rozpoznania,
• informacja o decyzji o stwierdzeniu choroby zawodowej albo decyzji o braku podstaw do jej stwierdzenia.

Rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy

Wzór rejestru określa załącznik nr l do rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.D. z nr 33, poz. 166).

Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych

Wzór rejestru określa załącznik nr 2 do rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U.  nr 33, poz. 166).

Uwaga! Rejestry oraz karty przechowuje się przez 40 lat, licząc od ostatniego wpisu.

Rejestr prac, w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

Przepisy nie określają wzoru rejestru, stanowią jedynie, iż powinien zawierać:

• wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje, preparaty lub czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny oraz wykaz substancji, preparatów, czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym wraz z podaniem ilościowej wielkości produkcji lub stosowania;
• uzasadnienie konieczności stosowania substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na substancje, preparaty, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• liczbę pracowników pracujących w narażeniu, w tym liczbę kobiet;
• określenie rodzaju substancji, preparatów, czynników, narażenie, rodzaj kontaktu, wielkość narażenia i czas jego trwania lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia.

Rejestr pracowników wykonujących prace w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

Rejestr, o którym mowa, zawiera:

1. Datę wpisu do rejestru:

• imię, nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia, w formie elektronicznej lub księgi rejestrowej

Księga powinna zawierać:

• rodzaj wykonywanej pracy,
• stopień zagrożenia spowodowany działaniem szkodliwego czynnika biologicznego,
• awarie i wypadki związane z narażeniem na działanie szkodliwego czynnika biologicznego,
• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka z podaniem nazwy szkodliwego czynnika biologicznego i grupy zagrożenia,
• liczbę pracowników narażonych na działanie szkodliwego czynnika biologicznego,
• imię, nazwisko, stanowisko oraz numery telefonu kontaktowego osoby odpowiedzialnej u pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę zdrowia pracowników.

Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dozorowi technicznemu, książki rewizyjne urządzeń

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z art. 33 ustawy z 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1125).

Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dostosowaniu do minimalnych warunków – wyniki ostatnich kontroli

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z § 28 ust. 1 rozporządzenia ministra gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz.U. nr 191, poz. 1596 ze zm.).

Wykaz nakazów, wystąpień i decyzji państwowych organów nad warunkami pracy 

Potrzeba prowadzenia wykazu wynika z art. 34 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 640).

UWAGA! Wykazy obowiązkowe:

• wykaz prac wzbronionych kobietom (załącznik regulaminu)
• wykaz prac wzbronionych młodocianym (załącznik regulaminu),
• wykaz pracowników wyznaczonych do udzielania I pomocy,
• wykaz pracowników wyznaczonych do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników,
• wykaz prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby,
• wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie pracy.

Rejestr szkoleń w dziedzinie bhp

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z art. 2373 § 2 Kodeksu pracy.

Rejestr zaświadczeń lekarskich o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z art. 229 § 7 Kodeksu pracy.

Wyniki przeglądu obiektu budowlanego

Wymagany przegląd:

• roczny,
• pięcioletni.

Wyniki przeglądu instalacji elektrycznej

Okresowa kontrola instalacji elektrycznej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów powinna odbywać się nie rzadziej niż raz na 5 lat.

Wyniki przeglądu instalacji odgromowej (raz na 5 lat)

Wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.).

Wyniki przeglądu drożności przewodów kominowych i [dymowych, spalinowych i wentylacyjnych – raz na rok, a gazowe, ppoż. – dwa razy w roku]

Wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.) i § 34 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. z 2010 r. nr 109, poz. 719).

Wyniki przeglądu instalacji gazowej [raz na rok]

Wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.).

Wyniki pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy

Wynika z § 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Wyniki oświetlenia awaryjnego

Wynika z § 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Wyniki przeglądu sprzętu ppoż., czyli:

• gaśnic;
• urządzeń przeciwpożarowych:
• klap dymnych,
• bram przeciwpożarowych,
• systemu sygnalizacji pożaru;
• wydajności hydrantów:
• węży hydrantów.

Przykładowe zarządzenia pracodawcy dotyczą:

• szkoleń pracowników w dziedzinie bhp,
• badań lekarskich pracowników,
• przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej,
• tabel przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej (załącznik do regulaminu),
• kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej,
• przyznawania pracownikom posiłków i napojów profilaktycznych, badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy,
• powołania komisji bhp,
• ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• postępowania w przypadku stwierdzenia podejrzenia o chorobę zawodową,
• eksploatacji wózków jezdniowych z napędem silnikowym (organizacji transportu wewnętrznego),
• refundacji zakupionych okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitora ekranowego,
• wykonywania prac pożarowo niebezpiecznych.

Inna dokumentacja

Teczka personalna:

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: szkolenie wstępne (wzór: załącznik nr 2 do rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy; Dz.U. nr 180, poz. 1860 ze zm.), szkolenie okresowe;
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (wzór: załącznik 2 lub 3 do rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy; Dz.U. nr 69, poz. 332 ze zm.).

Dokumentacja wypadkowa

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

Przykładowa dokumentacja – oświadczenie poszkodowanego lub członków rodziny, informacje od świadka (jeśli byli), informacje i dowody pochodzące od podmiotów badających okoliczności i przyczyny zdarzenia lub udzielających poszkodowanemu pierwszej pomocy, karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Wypadki przy pracy

Przykładowa dokumentacja – informacje od świadka/świadków, wyjaśnienia poszkodowanego, protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (karta wypadku), dokumentacja medyczna potwierdzająca powstanie urazu lub śmierci pracownika wskutek zaistniałego zdarzenia, polecenie powypadkowe, rejestr wypadków, statystyczna karta wypadku.

Protokół ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy

Wzór: rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U nr 227, poz. 2298).

Uwaga! Pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy z pozostałą dokumentacją wypadkową przez 10 lat.

Dokumentacja chorób

• podejrzeń o choroby zawodowe,
• chorób zawodowych.

Sprawy kadrowe

Dokumentacja:

• zgłoszenia działalności do PIP,
• zgłoszenia działalności do PIS,
• regulamin pracy (od 20 zatrudnionych pracowników),
• pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Dokumentacja:

• sprawozdania z posiedzeń komisji bhp;
• analiza stanu warunków pracy;
• dokumentacja z przeprowadzonych kontroli stanu bhp;
• oceny ryzyka zawodowego;
• ocena ryzyka zawodowego związanego z narażeniem pracowników na hałas lub drgania mechaniczne;
• ocena ryzyka zawodowego występujące przy ręcznych pracach transportowych;
• ocena ryzyka zawodowego stwarzanego przez czynnik chemiczny;
• oceny ryzyka związanego z możliwością wystąpienia w miejscach pracy atmosfery wybuchowej, zwanej dalej “oceną ryzyka”, w dokumencie „Zabezpieczenia przed wybuchem”;
• oceny zagrożenia wybuchem. Uwaga! Ocena zagrożenia wybuchem może stanowić część oceny ryzyka wybuchu, o której mowa w przepisach rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 8 lipca 2010 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z możliwością wystąpienia na stanowiskach pracy atmosfery wybuchowej (Dz.U z 2010 nr 138, poz. 931);
• ocena warunków pracy przy monitorach ekranowych;
• instrukcje bhp, w tym instrukcja bezpieczeństwa pożarowego;
• uprawnienia pracowników do obsługi maszyn (np. uprawnienia energetyczne, obsługa żurawi itp.),
• umowa (porozumienie) dotycząca współdziałania pracodawców na tym samym terenie oraz wyznaczenia koordynatora ds. bhp;
• dokumenty oceny zgodności (deklaracja zgodności);
• dokumentacja techniczno-ruchowa maszyn (DTR), książka przeglądu maszyn; spis substancji szkodliwych i innych używanych w zakładzie pracy wraz z dokumentacją;
• karty charakterystyki substancji niebezpiecznej;

Uwaga!Producenci substancji i mieszanin od 20 czerwca 2010 r. mają obowiązek przygotowywać karty charakterystyki chemikaliów według nowych wytycznych. Zmiany mają ułatwić dostęp do informacji na temat niebezpieczeństw ze strony substancji i mieszanin chemicznych. Nowe karty należy uzupełnić m.in. o: numer substancji w systemie REACH, nową klasyfikację i oznakowanie substancji ujednolicone z GHS (system GHS zawiera ujednolicone kryteria klasyfikacji substancji i mieszanin pod względem stwarzanych przez nie zagrożeń dla zdrowia i środowiska, w tym także zagrożeń związanych z właściwościami fizycznymi chemikaliów. Obejmuje on również ujednolicone zasady informowania o zagrożeniach, zawierające wymogi dotyczące oznakowania i kart charakterystyki), poprawne wartości dopuszczalnych stężeń NDS i NDN oraz właściwą klasyfikację odpadów. Harmonizują one rozporządzenia REACH i CLP (klasyfikacja, oznakowanie i pakowanie substancji i mieszanin), głównie w zakresie terminów dostosowania obecnie funkcjonujących kart do nowych wymagań i klasyfikacji.

• książka obiektu budowlanego;
• książka kontroli.

Uwaga! Ustawodawca nie określił jednolitego wzoru książki kontroli przedsiębiorcy, ale ustalił, jakie wpisy książka powinna zawierać:

• Oznaczenie organu kontroli,
• oznaczenie upoważnienia do kontroli,
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
• daty podjęcia i zakończenia kontroli,
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
• uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
• uzasadnienie wszczęcia kontroli,
• uzasadnienie zastosowanych wyjątków,
• uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,
• uzasadnienie czasu trwania przerwy.

Źródło: „BHP w firmie”  – Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o o.