Warto sporządzić zakładową dokumentację dotyczącą bhp, korzystając z przykładowej listy przedstawionej poniżej.

Rejestr wypadków przy pracy

Ustawodawca nie określił jednolitego wzoru rejestru, ale ustalił, jakie wpisy powinien zawierać:

  • imię i nazwisko poszkodowanego;
  • miejsce i datę wypadku;
  • informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego;
  • datę sporządzenia protokołu powypadkowego;
  • stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy;
  • datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy;
  • liczbę dni niezdolności do pracy;
  • inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby

Przepisy nie określają treści rejestru, w praktyce przyjmuje się, że powinny się w nim znaleźć m.in. następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika, u którego stwierdzono chorobę zawodową,
  • stanowisko, na którym zatrudniony był pracownik, i rodzaj wykonywanej przez niego pracy,
  • czynnik, który spowodował chorobę,
  • data zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej oraz adnotacja, kto dokonał zgłoszenia,
  • informacja o orzeczeniu lekarskim o rozpoznaniu choroby zawodowej lub o braku podstaw do jej rozpoznania,
  • informacja o decyzji o stwierdzeniu choroby zawodowej albo decyzji o braku podstaw do jej stwierdzenia.

Rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy

Wzór rejestru określa załącznik nr l do rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.D. z nr 33, poz. 166).

Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych

Wzór rejestru określa załącznik nr 2 do rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U.  nr 33, poz. 166).

Uwaga! Rejestry oraz karty przechowuje się przez 40 lat, licząc od ostatniego wpisu.

Rejestr prac, w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

Przepisy nie określają wzoru rejestru, stanowią jedynie, iż powinien zawierać:

  • wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje, preparaty lub czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny oraz wykaz substancji, preparatów, czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym wraz z podaniem ilościowej wielkości produkcji lub stosowania;
  • uzasadnienie konieczności stosowania substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
  • wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na substancje, preparaty, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
  • liczbę pracowników pracujących w narażeniu, w tym liczbę kobiet;
  • określenie rodzaju substancji, preparatów, czynników, narażenie, rodzaj kontaktu, wielkość narażenia i czas jego trwania lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
  • rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia.

Rejestr pracowników wykonujących prace w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

Rejestr, o którym mowa, zawiera:

  1. Datę wpisu do rejestru:
  • imię, nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy,
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia, w formie elektronicznej lub księgi rejestrowej

Księga powinna zawierać:

  • rodzaj wykonywanej pracy,
  • stopień zagrożenia spowodowany działaniem szkodliwego czynnika biologicznego,
  • awarie i wypadki związane z narażeniem na działanie szkodliwego czynnika biologicznego,
  • wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka z podaniem nazwy szkodliwego czynnika biologicznego i grupy zagrożenia,
  • liczbę pracowników narażonych na działanie szkodliwego czynnika biologicznego,
  • imię, nazwisko, stanowisko oraz numery telefonu kontaktowego osoby odpowiedzialnej u pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę zdrowia pracowników.

Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dozorowi technicznemu, książki rewizyjne urządzeń

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z art. 33 ustawy z 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1125).

Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dostosowaniu do minimalnych warunków – wyniki ostatnich kontroli

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z § 28 ust. 1 rozporządzenia ministra gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz.U. nr 191, poz. 1596 ze zm.).

Wykaz nakazów, wystąpień i decyzji państwowych organów nad warunkami pracy 

Potrzeba prowadzenia wykazu wynika z art. 34 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 640).

UWAGA! Wykazy obowiązkowe:

  • wykaz prac wzbronionych kobietom (załącznik regulaminu)
  • wykaz prac wzbronionych młodocianym (załącznik regulaminu),
  • wykaz pracowników wyznaczonych do udzielania I pomocy,
  • wykaz pracowników wyznaczonych do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników,
  • wykaz prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby,
  • wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie pracy.

Rejestr szkoleń w dziedzinie bhp

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z art. 2373 § 2 Kodeksu pracy.

Rejestr zaświadczeń lekarskich o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy

Potrzeba prowadzenia rejestru wynika z art. 229 § 7 Kodeksu pracy.

Wyniki przeglądu obiektu budowlanego

Wymagany przegląd:

  • roczny,
  • pięcioletni.

Wyniki przeglądu instalacji elektrycznej

Okresowa kontrola instalacji elektrycznej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów powinna odbywać się nie rzadziej niż raz na 5 lat.

Wyniki przeglądu instalacji odgromowej (raz na 5 lat)

Wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.).

Wyniki przeglądu drożności przewodów kominowych i [dymowych, spalinowych i wentylacyjnych – raz na rok, a gazowe, ppoż. – dwa razy w roku]

Wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.) i § 34 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. z 2010 r. nr 109, poz. 719).

Wyniki przeglądu instalacji gazowej [raz na rok]

Wynika z art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.).

Wyniki pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy

Wynika z § 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Wyniki oświetlenia awaryjnego

Wynika z § 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Wyniki przeglądu sprzętu ppoż., czyli:

  • gaśnic;
  • urządzeń przeciwpożarowych:
  • klap dymnych,
  • bram przeciwpożarowych,
  • systemu sygnalizacji pożaru;
  • wydajności hydrantów:
  • węży hydrantów.

Przykładowe zarządzenia pracodawcy dotyczą:

  • szkoleń pracowników w dziedzinie bhp,
  • badań lekarskich pracowników,
  • przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej,
  • tabel przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej (załącznik do regulaminu),
  • kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej,
  • przyznawania pracownikom posiłków i napojów profilaktycznych, badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy,
  • powołania komisji bhp,
  • ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
  • postępowania w przypadku stwierdzenia podejrzenia o chorobę zawodową,
  • eksploatacji wózków jezdniowych z napędem silnikowym (organizacji transportu wewnętrznego),
  • refundacji zakupionych okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitora ekranowego,
  • wykonywania prac pożarowo niebezpiecznych.

Inna dokumentacja

Teczka personalna:

  • zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: szkolenie wstępne (wzór: załącznik nr 2 do rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy; Dz.U. nr 180, poz. 1860 ze zm.), szkolenie okresowe;
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (wzór: załącznik 2 lub 3 do rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy; Dz.U. nr 69, poz. 332 ze zm.).

Dokumentacja wypadkowa

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

Przykładowa dokumentacja – oświadczenie poszkodowanego lub członków rodziny, informacje od świadka (jeśli byli), informacje i dowody pochodzące od podmiotów badających okoliczności i przyczyny zdarzenia lub udzielających poszkodowanemu pierwszej pomocy, karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Wypadki przy pracy

Przykładowa dokumentacja – informacje od świadka/świadków, wyjaśnienia poszkodowanego, protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (karta wypadku), dokumentacja medyczna potwierdzająca powstanie urazu lub śmierci pracownika wskutek zaistniałego zdarzenia, polecenie powypadkowe, rejestr wypadków, statystyczna karta wypadku.

Protokół ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy

Wzór: rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U nr 227, poz. 2298).

Uwaga! Pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy z pozostałą dokumentacją wypadkową przez 10 lat.

Dokumentacja chorób

  • podejrzeń o choroby zawodowe,
  • chorób zawodowych.

Sprawy kadrowe

Dokumentacja:

  • zgłoszenia działalności do PIP,
  • zgłoszenia działalności do PIS,
  • regulamin pracy (od 20 zatrudnionych pracowników),
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Dokumentacja:

  • sprawozdania z posiedzeń komisji bhp;
  • analiza stanu warunków pracy;
  • dokumentacja z przeprowadzonych kontroli stanu bhp;
  • oceny ryzyka zawodowego;
  • ocena ryzyka zawodowego związanego z narażeniem pracowników na hałas lub drgania mechaniczne;
  • ocena ryzyka zawodowego występujące przy ręcznych pracach transportowych;
  • ocena ryzyka zawodowego stwarzanego przez czynnik chemiczny;
  • oceny ryzyka związanego z możliwością wystąpienia w miejscach pracy atmosfery wybuchowej, zwanej dalej “oceną ryzyka”, w dokumencie „Zabezpieczenia przed wybuchem”;
  • oceny zagrożenia wybuchem. Uwaga! Ocena zagrożenia wybuchem może stanowić część oceny ryzyka wybuchu, o której mowa w przepisach rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 8 lipca 2010 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z możliwością wystąpienia na stanowiskach pracy atmosfery wybuchowej (Dz.U z 2010 nr 138, poz. 931);
  • ocena warunków pracy przy monitorach ekranowych;
  • instrukcje bhp, w tym instrukcja bezpieczeństwa pożarowego;
  • uprawnienia pracowników do obsługi maszyn (np. uprawnienia energetyczne, obsługa żurawi itp.),
  • umowa (porozumienie) dotycząca współdziałania pracodawców na tym samym terenie oraz wyznaczenia koordynatora ds. bhp;
  • dokumenty oceny zgodności (deklaracja zgodności);
  • dokumentacja techniczno-ruchowa maszyn (DTR), książka przeglądu maszyn; spis substancji szkodliwych i innych używanych w zakładzie pracy wraz z dokumentacją;
  • karty charakterystyki substancji niebezpiecznej;

Uwaga!Producenci substancji i mieszanin od 20 czerwca 2010 r. mają obowiązek przygotowywać karty charakterystyki chemikaliów według nowych wytycznych. Zmiany mają ułatwić dostęp do informacji na temat niebezpieczeństw ze strony substancji i mieszanin chemicznych. Nowe karty należy uzupełnić m.in. o: numer substancji w systemie REACH, nową klasyfikację i oznakowanie substancji ujednolicone z GHS (system GHS zawiera ujednolicone kryteria klasyfikacji substancji i mieszanin pod względem stwarzanych przez nie zagrożeń dla zdrowia i środowiska, w tym także zagrożeń związanych z właściwościami fizycznymi chemikaliów. Obejmuje on również ujednolicone zasady informowania o zagrożeniach, zawierające wymogi dotyczące oznakowania i kart charakterystyki), poprawne wartości dopuszczalnych stężeń NDS i NDN oraz właściwą klasyfikację odpadów. Harmonizują one rozporządzenia REACH i CLP (klasyfikacja, oznakowanie i pakowanie substancji i mieszanin), głównie w zakresie terminów dostosowania obecnie funkcjonujących kart do nowych wymagań i klasyfikacji.

  • książka obiektu budowlanego;
  • książka kontroli.

Uwaga! Ustawodawca nie określił jednolitego wzoru książki kontroli przedsiębiorcy, ale ustalił, jakie wpisy książka powinna zawierać:

  • Oznaczenie organu kontroli,
  • oznaczenie upoważnienia do kontroli,
  • zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
  • daty podjęcia i zakończenia kontroli,
  • zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
  • uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
  • uzasadnienie wszczęcia kontroli,
  • uzasadnienie zastosowanych wyjątków,
  • uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,
  • uzasadnienie czasu trwania przerwy.

Źródło: „BHP w firmie”  – Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o o.